Η Δημόσια Κεντρική Βιβλιοθήκη Καλαμάτας λειτουργεί σε επίπεδο διεύθυνσης και διοικείται από το Εφορευτικό Συμβούλιο και τον Διευθυντή.
Το Εφορευτικό Συμβούλιο της Δημόσιας Κεντρικής Βιβλιοθήκης Καλαμάτας είναι το ανώτατο όργανο της Βιβλιοθήκης και έχει τις αρμοδιότητες που προβλέπονται από τον Ν. 3149/2003 και ιδίως: την εποπτεία της εύρυθμης λειτουργίας της Βιβλιοθήκης, την έγκριση των δαπανών και την μέριμνα για την τήρηση του προϋπολογισμού, την έγκριση του προϋπολογισμού, την αποδοχή δωρεών, χορηγιών, κληρονομιών κλπ. Το Εφορευτικό Συμβούλιο που διοικεί την Βιβλιοθήκη κατά το τρέχον έτος ορίστηκε με την με υπ’ αριθμόν πρωτοκόλλου 20992/Γ4/24-02-2025 απόφαση του Υπουργού Παιδείας και Θρησκευμάτων, δημοσιεύτηκε στο ΦΕΚ 224 τ. ΥΟΔΔ/12-03-2025 και έχει τριετή θητεία. Αποτελείται από:
την πρόεδρο Παναγιώτα (Πιπίνα) Π. ,Κουμάντου, δικηγόρο, αντιδήμαρχο οικονομικών και θεμάτων νομικής υπηρεσίας του Δήμου Καλαμάτας, με αναπληρώτρια την Σοφία Καπετανάκη, επίκουρη Καθηγήτρια του Πανεπιστημίου Πελοποννήσου, τον αντιπρόεδρο, Παναγιώτη Σάμιτα, αρχιτέκτονα μηχανικό-ελεύθερο επαγγελματία, με αναπληρώτρια τη Γεωργία Μουτεβελή, μαία-ιδιωτική υπάλληλο, τα μέλη Δήμητρα Ανδρινοπούλου, φιλόλογο, αντιδήμαρχο πολιτισμού Δήμου Τριφυλίας, με αναπληρώτρια την Ευσταθία Πράτη, εκπαιδευτικό, Γρουσουζάκου Σταυρούλα, εκπαιδευτικό, με αναπληρώτρια την Θεανώ Μπλέκου, δημόσιο υπάλληλο, Κυριακή Στεφανίδου , θεολόγο-δημοτική υπάλληλο, με αναπληρωτή, τον Μάριο Αθανασόπουλο , μέλος ΕΔΙΠ Πανεπιστημίου Πελοποννήσου.
Ο Διευθυντής μεριμνά για την εύρυθμη λειτουργία της Βιβλιοθήκης, έχει την ευθύνη της στρατηγικής ανάπτυξης, εισηγείται κατά τις συνεδριάσεις του ΕΣ, είναι προϊστάμενος των υπηρεσιών και του προσωπικού , αναθέτει τις επιμέρους αρμοδιότητες και φροντίζει για την αξιοποίηση των τυπικών και ουσιαστικών προσόντων των εργαζομένων στην βιβλιοθήκη.
Για το εκπαιδευτικό έτος 2025-2026, Διευθύντρια της βιβλιοθήκης έχει οριστεί από το Εφορευτικό Συμβούλιο , με την υπ’ αριθμόν 10/24-09-2021 απόφασή του η Μαγδαληνή Σουλιώτη, Δρ. Εκπαιδευτικός ΠΕ 60.
Στην βιβλιοθήκη υπηρετούν επίσης για το έτος 2025-2026 ακόμα δύο (2) αποσπασμένες εκπαιδευτικοί και μία μόνιμη υπάλληλος:
Παρασκευή Λουμίτη, εκπαιδευτικός ΠΕ 79.01 Μουσικής Επιστήμης
Γαρυφαλιά Τεριζάκη, ΜΑ Εκπαιδευτικός ΠΕ 60, υπεύθυνη του παραρτήματος Τριφυλίας
Ελένη Ψαρρά, υπάλληλος Διοικητικού- Λογιστικού